Không truy xuất được hóa đơn: Doanh nghiệp cần thận trọng để tránh vi phạm pháp luật
Trong quá trình sản xuất – kinh doanh, việc quản lý, lưu trữ và truy xuất hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp tình trạng thất lạc hóa đơn điện tử, không truy xuất được dữ liệu do thay đổi phần mềm, nhân sự kế toán, hoặc hóa đơn giấy bị ẩm mốc, phai mực trong quá trình lưu trữ.
Những sai sót tưởng chừng mang tính kỹ thuật này không chỉ gây khó khăn khi quyết toán thuế, mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính với mức phạt không nhỏ, thậm chí bị loại chi phí hợp lệ.
Tình huống pháp lý: Không truy xuất được hóa đơn do thay đổi phần mềm
Sau 3 năm hoạt động, H.E Boutique tiến hành rà soát chứng từ để phục vụ quyết toán thuế thì phát hiện:
- Nhiều hóa đơn điện tử năm 2023 (cả đầu vào và đầu ra) không thể truy xuất dữ liệu
- Nguyên nhân: thay đổi kế toán, chuyển đổi phần mềm bán hàng
- Một số hóa đơn giấy nhập hàng cũ bị ẩm mốc, phai mực, không đọc được nội dung
Doanh nghiệp lo lắng:
- Trường hợp này có bị coi là vi phạm pháp luật về hóa đơn không?
- Mức xử phạt được áp dụng như thế nào?
- Hóa đơn giấy bị hỏng, mất hóa đơn điện tử phải xử lý ra sao để tránh bị phạt nặng?
Luật sư tư vấn: Không truy xuất được hóa đơn có thể bị xử phạt
Theo Luật sư Phạm Nhật Tuệ – Công ty Luật TNHH Hưng Thịnh Việt Nam, việc:
- Không thể truy xuất nhiều hóa đơn điện tử
- Hóa đơn giấy bị phai mờ, hư hỏng nội dung
-> Có thể bị xem là hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn.
Căn cứ pháp lý liên quan
- Hóa đơn điện tử không truy xuất được:
Có thể bị xử phạt theo Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử)
- Hóa đơn giấy bị mất, cháy, hỏng:
Xử phạt theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP
Cách xử lý hóa đơn giấy bị mất, cháy, hỏng đúng quy định
1. Bên bán làm mất hóa đơn giấy
Dù mất:
- Liên 1 (liên lưu)
- Liên 2 (giao khách)
- Liên 3 (nội bộ)
-> Đều phải:
- Lập Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (mẫu BC21/AC)
- Gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện
* Trường hợp đặc biệt:
Nếu bên bán làm mất liên 2 đã lập nhưng chưa giao khách:
- Thông báo cơ quan thuế
- Lập biên bản với bên mua
- Sao chụp liên 1, ký xác nhận, đóng dấu giao cho bên mua để hạch toán và kê khai thuế
2. Người mua làm mất hóa đơn đầu vào (liên 2)
Người mua cần:
- Lập báo cáo BC21/AC gửi cơ quan thuế
- Phối hợp bên bán lập biên bản ghi nhận sự việc
Bên bán:
- Sao chụp liên 1 hóa đơn
- Ký xác nhận, đóng dấu giao cho bên mua
-> Người mua được sử dụng bản sao kèm biên bản để:
- Hạch toán chi phí
- Kê khai, khấu trừ thuế theo quy định
3. Hóa đơn giấy bị mờ chữ, phai mực do ẩm mốc
Theo Khoản 2 Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC và Công văn 7432/CTHN-TTHT (12/3/2021):
- Bên bán và bên mua lập biên bản ghi nhận
- Nêu rõ:
+ Liên 1 đã kê khai thuế trong tháng nào
- Bên bán:
+ Sao chụp liên 1
+ Ký xác nhận, đóng dấu giao bên mua
-> Hai bên chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung kê khai
Cách xử lý khi mất hoặc không truy xuất được hóa đơn điện tử
1. Doanh nghiệp làm mất hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra lại:
+ Phần mềm hóa đơn điện tử
+ Email
+ Hệ thống sao lưu
- Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để khôi phục
* Nếu không thể khôi phục:
- Thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế
- Thời hạn: 2 ngày làm việc kể từ khi phát hiện
2. Khách hàng làm mất hóa đơn điện tử
- Khách hàng gửi văn bản đề nghị cấp lại
- Doanh nghiệp:
+ Cấp lại hóa đơn từ hệ thống lưu trữ
+ Giữ nguyên số, ngày, nội dung như hóa đơn gốc
-> Không phải báo cáo cơ quan thuế, không ảnh hưởng nghĩa vụ kê khai
3. Hóa đơn điện tử bị mất do lỗi hệ thống cơ quan thuế
Doanh nghiệp:
- Gửi công văn đề nghị kiểm tra dữ liệu
- Có thể truy xuất từ:
+ Hệ thống nhà cung cấp dịch vụ
+ Email khách hàng
Doanh nghiệp cần làm gì để tránh rủi ro pháp lý về hóa đơn?
Từ trường hợp của H.E Boutique, có thể thấy:
- Chỉ cần chậm báo cáo
- Hoặc thiếu biên bản xác nhận
-> Doanh nghiệp có thể bị:
- Phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng
- Bị loại chi phí khi quyết toán thuế
Giải pháp phòng ngừa rủi ro
- Rà soát định kỳ dữ liệu hóa đơn
- Sao lưu hóa đơn điện tử đầy đủ
- Bảo quản hóa đơn giấy đúng điều kiện
- Hạn chế thay đổi phần mềm, nhân sự kế toán đột ngột
- Sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử ổn định, dễ truy xuất
Chủ động quản lý hóa đơn điện tử để yên tâm tuân thủ
Trong bối cảnh quy định về thuế và hóa đơn ngày càng chặt chẽ, việc lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử có khả năng lưu trữ, truy xuất và sao lưu an toàn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn VIN-HOADON – giải pháp hóa đơn điện tử:
- Lưu trữ dữ liệu tập trung, dễ truy xuất
- Hạn chế rủi ro mất hóa đơn khi thay đổi nhân sự, phần mềm
- Đáp ứng đúng quy định pháp luật về thuế và hóa đơn
-> Chủ động quản lý hóa đơn ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và yên tâm khi quyết toán thuế.
.png)
