Hộ khoán chuyển sang kê khai từ 2026: Cần chuẩn bị gì về thuế và hóa đơn?

Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, từ ngày 01/01/2026 hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không còn áp dụng thuế khoán và thực hiện nghĩa vụ thuế theo pháp luật về quản lý thuế. Thay vì nộp thuế dựa trên mức doanh thu khoán như trước, hộ kinh doanh cần chủ động theo dõi doanh thu thực tế và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

Việc hộ khoán chuyển sang kê khai không chỉ liên quan đến cách tính và nộp thuế. Hộ kinh doanh cũng cần xem lại cách ghi nhận doanh thu, quản lý hàng hóa, lập hóa đơn và những phần mềm đang sử dụng để hạn chế sai lệch dữ liệu trong quá trình vận hành.

1. Hộ khoán chuyển sang kê khai từ năm 2026 thay đổi những gì?

Trước đây, nhiều hộ kinh doanh nộp thuế dựa trên mức doanh thu khoán do cơ quan thuế xác định. Khi thuế khoán không còn được áp dụng, doanh thu thực tế của hoạt động kinh doanh trở thành dữ liệu cần được theo dõi rõ ràng hơn.

Điều này kéo theo một số thay đổi trong quá trình quản lý:

• Doanh thu bán hàng cần được theo dõi thường xuyên;
• Dữ liệu từ cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử hoặc các kênh bán hàng khác cần được tổng hợp đầy đủ;
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ cần được thống nhất để thuận tiện khi lập hóa đơn;
• Hộ kinh doanh cần xác định mình có thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không;
• Số liệu bán hàng, hóa đơn và kê khai thuế cần hạn chế chênh lệch với nhau.

Vì vậy, thay vì đợi đến thời điểm kê khai mới tổng hợp lại số liệu, hộ kinh doanh nên xây dựng cách theo dõi doanh thu ngay trong quá trình bán hàng.

2. Hộ kinh doanh chuyển sang kê khai có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không?

Không nên hiểu rằng cứ chuyển từ thuế khoán sang kê khai là bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Theo quy định hiện hành tại Nghị định 141/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Tùy trường hợp, hộ kinh doanh có thể sử dụng:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hoặc
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Với hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống, nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu thì vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Do đó, trước khi đăng ký phần mềm hoặc thay đổi cách xuất hóa đơn, hộ kinh doanh nên kiểm tra doanh thu và tình hình hoạt động thực tế của mình để xác định đúng trường hợp áp dụng.

3. Hộ khoán chuyển sang kê khai cần chuẩn bị những gì?

Việc chuyển đổi sẽ thuận tiện hơn nếu dữ liệu và cách bán hàng được rà soát trước. Hộ kinh doanh có thể bắt đầu theo các bước dưới đây.

Bước 1: Theo dõi doanh thu thực tế

Trước tiên, hộ kinh doanh cần biết doanh thu của mình đang ở mức nào. Nếu bán hàng qua nhiều kênh, doanh thu cần được tổng hợp đầy đủ thay vì chỉ theo dõi doanh số tại cửa hàng.

Ví dụ, một hộ kinh doanh vừa bán trực tiếp, vừa bán qua Facebook, TikTok Shop hoặc sàn thương mại điện tử thì cần biết dữ liệu của từng kênh đang được lưu ở đâu và được tổng hợp như thế nào.

Việc theo dõi doanh thu thường xuyên cũng giúp hộ kinh doanh nhận biết sớm khi doanh thu tiến gần hoặc vượt ngưỡng áp dụng hóa đơn điện tử bắt buộc.

Bước 2: Kiểm tra các kênh bán hàng đang sử dụng

Mỗi kênh bán hàng có thể đang lưu dữ liệu theo một cách khác nhau. Nếu cửa hàng sử dụng POS, website sử dụng hệ thống riêng và đơn hàng online lại được quản lý bằng bảng tính, việc tổng hợp số liệu cuối kỳ sẽ mất nhiều thời gian.

Hộ kinh doanh nên xác định rõ:

• Đơn hàng được tạo ở đâu;
• Doanh thu được ghi nhận trên hệ thống nào;
• Thông tin khách hàng và hàng hóa được lưu ở đâu;
• Khi cần lập hóa đơn có phải nhập lại dữ liệu hay không.

Nếu đang bán hàng qua nhiều kênh, có thể tham khảo thêm cách phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử giúp giảm thao tác nhập lại dữ liệu giữa bước bán hàng và lập hóa đơn.

Bước 3: Rà soát thông tin hàng hóa, dịch vụ

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh nên kiểm tra lại danh sách hàng hóa và dịch vụ đang bán.

Những thông tin như tên sản phẩm, mã hàng, đơn vị tính và giá bán nên được thống nhất ngay từ đầu. Nếu cùng một sản phẩm đang có nhiều tên gọi hoặc bị trùng mã, nên sắp xếp lại trước để sau này lập và kiểm tra hóa đơn dễ dàng hơn.

Bước 4: Xác định hình thức hóa đơn phù hợp

Một cửa hàng bán lẻ có hàng trăm giao dịch mỗi ngày sẽ có nhu cầu khác với một hộ cung cấp dịch vụ chỉ phát sinh vài hóa đơn.

Vì vậy, hộ kinh doanh không nên chọn hình thức hóa đơn chỉ dựa vào tên gọi hoặc theo cách một đơn vị khác đang sử dụng. Cần xem xét số lượng giao dịch, cách bán hàng và quy định áp dụng đối với trường hợp của mình.

Bước 5: Kiểm tra khả năng kết nối với phần mềm đang sử dụng

Nếu hộ kinh doanh đang dùng phần mềm bán hàng, POS, phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản lý riêng, nên kiểm tra xem những hệ thống này có thể kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử hay không.

Khi dữ liệu được kết nối với nhau, nhân viên sẽ không phải nhập lại cùng một giao dịch nhiều lần. Điều này giúp giảm thời gian thao tác và hạn chế trường hợp số tiền trên phần mềm bán hàng không khớp với số tiền trên hóa đơn.

Với cửa hàng bán lẻ, nhà hàng hoặc mô hình có nhiều giao dịch trực tiếp, hộ kinh doanh cũng có thể tham khảo phần mềm bán hàng SOFIPOS để tìm hiểu cách quản lý bán hàng, hàng hóa và dữ liệu hóa đơn trên cùng quy trình.

Bước 6: Kiểm thử trước khi sử dụng chính thức

Trước khi đưa hệ thống vào sử dụng hàng ngày, nên thử một số tình huống thường gặp như lập hóa đơn mới, tìm lại hóa đơn cũ, điều chỉnh thông tin, xử lý giao dịch sai và đối chiếu số liệu cuối ngày.

Việc kiểm tra trước giúp phát hiện những bước còn bất tiện hoặc dữ liệu chưa đồng nhất trước khi số lượng giao dịch tăng lên.

4. Nếu doanh thu vượt 1 tỷ đồng trong năm thì xử lý thế nào?

Với hộ kinh doanh mới hoạt động hoặc hộ có doanh thu năm trước chưa trên 1 tỷ đồng nhưng doanh thu trong năm tăng lên, việc theo dõi doanh thu cần được thực hiện thường xuyên.

Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, nếu doanh thu lũy kế trong năm vượt 1 tỷ đồng, hộ kinh doanh thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử cần đăng ký sử dụng trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế trên 1 tỷ đồng.

Vì vậy, nếu doanh thu đang tăng nhanh, hộ kinh doanh không nên đợi đến cuối năm mới kiểm tra lại số liệu. Chuẩn bị phần mềm và dữ liệu sớm sẽ giúp quá trình chuyển đổi chủ động hơn.

5. Những lỗi dễ gặp khi chuyển từ hộ khoán sang kê khai

Chỉ quan tâm đến thủ tục thuế

Hoàn thành thủ tục là cần thiết, nhưng nếu dữ liệu bán hàng vẫn được ghi chép rời rạc thì việc tổng hợp và đối chiếu về sau vẫn có thể gặp khó khăn.

Hộ kinh doanh nên kiểm tra cả cách ghi nhận doanh thu, thông tin hàng hóa và quá trình lập hóa đơn.

Cho rằng mọi hộ kinh doanh đều phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền

Việc bỏ thuế khoán và nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử là hai vấn đề có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau. Hộ kinh doanh cần dựa vào doanh thu và tình hình thực tế để biết mình có phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không và hình thức nào phù hợp.

Không theo dõi doanh thu thường xuyên

Nếu doanh thu tăng nhưng không được theo dõi, hộ kinh doanh có thể chỉ phát hiện mình đã vượt ngưỡng khi cần tổng hợp số liệu. Khi đó, việc chuẩn bị đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử dễ rơi vào tình trạng gấp gáp.

Dữ liệu bán hàng và hóa đơn không khớp nhau

Ví dụ, phần mềm bán hàng ghi nhận một số tiền nhưng khi lập hóa đơn lại nhập sang một số tiền khác. Khi số lượng giao dịch nhiều lên, việc kiểm tra và đối chiếu thủ công sẽ mất thời gian và dễ xảy ra sai sót.

6. VIN-HOADON hỗ trợ hộ kinh doanh trong quá trình chuyển đổi như thế nào?

VIN-HOADON là phần mềm hóa đơn điện tử của VISNAM, hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong việc lập và quản lý hóa đơn điện tử.

Với hộ kinh doanh đang chuyển từ cách quản lý theo thuế khoán sang theo dõi doanh thu thực tế, phần mềm hóa đơn nên được xem là một phần của quy trình bán hàng chứ không phải một công cụ tách biệt.

Khi triển khai VIN-HOADON, hộ kinh doanh có thể trao đổi với VISNAM để kiểm tra:

• Hình thức hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh;
• Thông tin cần chuẩn bị trước khi đăng ký;
• Cách lập, quản lý và tra cứu hóa đơn;
• Khả năng kết nối với phần mềm bán hàng hoặc hệ thống đang sử dụng;
• Cách sắp xếp dữ liệu để thuận tiện khi kiểm tra và đối chiếu.

Nếu muốn tham khảo chi phí theo số lượng hóa đơn dự kiến sử dụng, bạn có thể xem bảng giá hóa đơn điện tử VIN-HOADON.

7. Các bước triển khai VIN-HOADON cho hộ kinh doanh

Bước 1: Trao đổi nhu cầu

Xác định cách bán hàng, số lượng giao dịch, doanh thu và những phần mềm hoặc hệ thống hộ kinh doanh đang sử dụng.

Bước 2: Xác định cách sử dụng hóa đơn

Kiểm tra trường hợp áp dụng và lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp với hoạt động thực tế.

Bước 3: Chuẩn bị và thiết lập dữ liệu

Rà soát thông tin hộ kinh doanh, hàng hóa, dịch vụ và các dữ liệu cần thiết trước khi đưa hệ thống vào sử dụng.

Bước 4: Lập thử và kiểm tra

Thử lập hóa đơn, tra cứu, điều chỉnh và đối chiếu dữ liệu với hoạt động bán hàng để phát hiện sai lệch trước khi vận hành chính thức.

Bước 5: Đưa vào sử dụng

Sau khi kiểm tra ổn định, VIN-HOADON có thể được đưa vào sử dụng trong hoạt động lập và quản lý hóa đơn hàng ngày.

8. Lời kết

Từ năm 2026, việc không còn áp dụng thuế khoán khiến hộ kinh doanh cần chủ động hơn trong việc theo dõi doanh thu và quản lý dữ liệu bán hàng. Tuy nhiên, chuyển sang kê khai không có nghĩa mọi hộ kinh doanh đều phải sử dụng cùng một hình thức hóa đơn.

Điều quan trọng là xác định đúng doanh thu, cách bán hàng và trường hợp áp dụng của mình trước khi lựa chọn phần mềm. Chuẩn bị dữ liệu rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp việc lập hóa đơn, kiểm tra và đối chiếu số liệu về sau thuận tiện hơn.

Nếu đang chuẩn bị chuyển từ hộ khoán sang kê khai và cần tìm hiểu cách sử dụng VIN-HOADON phù hợp với hoạt động hiện tại, bạn có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn.

Lưu ý: Quy định về thuế và hóa đơn có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng thời kỳ. Hộ kinh doanh nên kiểm tra quy định đang áp dụng hoặc hướng dẫn của cơ quan thuế đối với trường hợp cụ thể của mình.